CODICE ETICO
Natura del documento: Emissione definitiva
Approvazione: 26/10/2021
Revisione: 01
INDICE
1 INTRODUZIONE
1.1 FINALITA’ DEL CODICE ETICO
1.2 AMBITO DI APPLICAZIONE E DESTINATARI DEL CODICE ETICO
1.3 MISSION
1.4 VISIONE ETICA
1.5 COMPORTAMENTI ETICI
1.6 IL VALORE DELLA REPUTAZIONE E DEI DOVERI FIDUCIARI
1.7 IL VALORE DELLA RECIPROCITA’
1.8 CODICE ETICO E D.LGS. 231/01
1.9 LA STRUTTURA DEL CODICE ETICO
1.10 IL VALORE CONTRATTUALE DEL CODICE
1.11 AGGIORNAMENTI DEL CODICE
2 PRINCIPI GENERALI
2.1 RISPETTO DELLE LEGGI E DELLE NORME
2.2 RESPONSABILITÀ
2.3 ONESTÀ
2.4 IMPARZIALITÀ
2.5 CORRETTEZZA
2.6 COERENZA
2.7 TRASPARENZA
2.8 RISERVATEZZA
2.9 EFFICIENZA
2.10 COINVOLGIMENTO E VALORIZZAZIONE DEI COLLABORATORI
2.11 INTEGRITÀ FISICA E MORALE DELLA PERSONA
2.12 SENSO DI APPARTENENZA AL TERRITORIO
2.13 SISTEMA INCENTIVANTE E MERITOCRATICO
2.14 EQUITÀ DELL’AUTORITÀ
2.15 QUALITÀ DEI SERVIZI E DEI PRODOTTI
2.16 CONCORRENZA LEALE
2.17 RISPETTO DEGLI IMPEGNI
2.18 TUTELA AMBIENTALE
3 CRITERI DI CONDOTTA
3.1 GENERALITÀ
3.1.1 TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI
3.1.2 REGALI, OMAGGI E BENEFICI
3.1.3 COMUNICAZIONE ALL’ESTERNO
3.1.4 REGISTRAZIONI CONTABILI E CONTROLLI INTERNI
3.1.4.1 TRASPARENZA E ACCURATEZZA DELLE REGISTRAZIONI CONTABILI
3.1.4.2 CONTROLLI INTERNI
3.2 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I SOCI
3.2.1 SOCI
3.2.2 CORPORATE GOVERNANCE
3.2.3 RELAZIONE CON I SOCI
3.2.4 VALORIZZAZIONE DELLA PARTECIPAZIONE DEI SOCI
3.3 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON DIPENDENTI E COLLABORATORI
3.3.1 DIPENDENTI E COLLABORATORI
3.3.2 SELEZIONE DEL PERSONALE
3.3.3 COSTITUZIONE DEL RAPPORTO
3.3.4 GESTIONE DEL PERSONALE
3.3.4.1 VALUTAZIONE DEL PERSONALE
3.3.4.2 DIFFUSIONE DELLE POLITICHE DEL PERSONALE
3.3.4.3 VALORIZZAZIONE E FORMAZIONE DELLE RISORSE
3.3.4.4 GESTIONE DEL TEMPO DI LAVORO DEI COLLABORATORI
3.3.4.5 COINVOLGIMENTO DEI COLLABORATORI
3.3.5 INTERVENTI SULL’ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
3.3.6 SALUTE E SICUREZZA
3.3.7 INTEGRITÀ E TUTELA DELLA PERSONA
3.3.8 TUTELA DELLA PRIVACY
3.3.9 DOVERI DEI COLLABORATORI
3.3.9.1 OBBLIGHI DI CONDOTTA
3.3.9.2 GESTIONE DELLE INFORMAZIONI
3.3.9.3 CONFLITTO DI INTERESSI
3.3.9.4 UTILIZZO DEI BENI AZIENDALI
3.4 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI
3.4.1 CLIENTI
3.4.2 IMPARZIALITÀ
3.4.3 I CONTRATTI E LE COMUNICAZIONI AI CLIENTI
3.4.4 STILE DI COMPORTAMENTO DEI COLLABORATORI
3.4.5 GESTIONE DELLA QUALITÀ
3.4.6 COINVOLGIMENTO DELLA CLIENTELA
3.5 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I FORNITORI
3.5.1 FORNITORI
3.5.2 SCELTA DEL FORNITORE
3.5.3 INTEGRITÀ E INDIPENDENZA NEI RAPPORTI
3.5.4 CORRETTEZZA NELLA GESTIONE DEI CONTRATTI
3.5.5 TUTELA DEGLI ASPETTI ETICI NELLE FORNITURE
3.6 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LA COLLETTIVITÀ
3.6.1 COLLETTIVITÀ
3.6.2 POLITICA AMBIENTALE
3.6.3 RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI PUBBLICHE
3.6.4 RAPPORTI ECONOMICI CON PARTITI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI ED ASSOCIAZIONI
3.6.5 CONTRIBUTI E SPONSORIZZAZIONI
4 MODALITA’ DI ATTUAZIONE
4.1 RESPONSABILITÀ PER L’ATTUAZIONE
4.2 COMPITI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA IN MATERIA DI ATTUAZIONE E CONTROLLO
DEL CODICE ETICO
4.3 COMUNICAZIONE E FORMAZIONE
4.4 SEGNALAZIONI DEGLI STAKEHOLDERS
4.5 VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO E SANZIONI
1 INTRODUZIONE
1.1 FINALITA’ DEL CODICE ETICO
Il presente Codice Etico (di seguito il “Codice Etico” o, più semplicemente, il “Codice”) esprime gli
impegni e le responsabilità nella conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti dai collaboratori
(siano essi amministratori o dipendenti) delle aziende appartenenti al “mondo” System Group.
Il marchio distintivo “System Group” rappresenta e raccoglie attorno a sé una importante realtà
imprenditoriale marchigiana nata negli anni 70 dall’intuito del Sig. Alvaro Boscarini. Da sempre le
aziende System Group partecipano allo sviluppo della Regione, privilegiando le risorse locali e
valorizzando, tramite una diversificazione avvenuta nel corso degli anni dei servizi offerti, le realtà
territoriali, come nel caso della gestione della Baia di Vallugola o dell’apertura di agriturismi locali.
I principi ispiratori di questa iniziativa imprenditoriale si sono consolidati e incardinati nel corso di questi
decenni e agli stessi se ne sono aggiunti di ulteriori, dettati dal sorgere di nuove tematiche ed esigenze
che il mercato ed il mondo che ci circonda, continuamente stimolano.
Il presente Codice Etico è stato predisposto al fine di definire con chiarezza e trasparenza l’insieme dei
valori ai quali si ispirano le aziende System Group e dei principi volti a orientare i comportamenti da
adottare per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Il Codice Etico è uno strumento fondamentale per lo svolgimento delle attività aziendali, la cui
osservanza è imprescindibile per il corretto funzionamento, l’affidabilità, la reputazione e l’immagine
delle aziende ed i cui principi costituiscono i fondamenti per il successo e lo sviluppo attuale e futuro
delle imprese.
Per un’efficace applicazione, il Codice Etico va inteso come uno strumento rivolto a indurre e indirizzare,
piuttosto che a imporre e sanzionare. La corretta interpretazione delle prescrizioni del Codice fa sì che
possa aiutare ogni destinatario ad affrontare i problemi che si presentano nell’attività di tutti i giorni, in
cui temi etici, problemi organizzativi e scelte gestionali sono strettamente connessi tra loro.
Gli organi amministrativi delle aziende System Group sono tenuti a deliberare l’adozione del presente
Codice Etico.
1.2 AMBITO DI APPLICAZIONE E DESTINATARI DEL CODICE ETICO
I principi e le disposizioni del Codice Etico sono vincolanti, senza alcuna eccezione, per gli
Amministratori, i Sindaci, i Dirigenti, i Dipendenti e Tutti coloro che, anche se esterni alla Società,
instaurino – direttamente o indirettamente – un rapporto, stabile o temporaneo, con System Group.
Tutti i predetti soggetti, nel seguito sono collettivamente definiti “Destinatari”. I Destinatari sono,
pertanto, tenuti ad osservare e, per quanto di propria competenza, a fare rispettare i principi e le
disposizioni del presente Codice Etico.
In nessuna circostanza la pretesa di agire nell’interesse delle aziende System Group giustifica l’adozione
di comportamenti in contrasto con quanto disposto nel presente documento.
Il Codice Etico ha validità sia in Italia che all’estero, pur in considerazione della diversità culturale,
sociale, economica e normativa dei vari Paesi in cui opera o dovessero operare le aziende System Group.
1.3 MISSION
La mission delle aziende System Group è generare sinergie che consentano ai professionisti della
progettazione, gestione e costruzione delle reti, di identificare System Group quale partner strategico
per il loro successo
2. PRINCIPI GENERALI
Di seguito sono illustrati i principi di riferimento che rappresentano i valori fondamentali cui i destinatari
del Codice devono attenersi nel perseguimento della mission. Le disposizioni ivi contenute hanno valore
primario ed assoluto ed in nessun caso la convinzione di agire a vantaggio delle aziende giustifica
comportamenti in contrasto con i principi del Codice stesso.
2.1 RISPETTO DELLE LEGGI E DELLE NORME
Le aziende hanno come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti in Italia e in
tutti i Paesi in cui si trovano ad operare. I destinatari del Codice sono tenuti al rispetto della normativa
vigente.
In nessun caso è ammesso perseguire o realizzare l’interesse delle imprese in violazione delle leggi.
Tale principio deve ritenersi operante sia con riguardo alle attività svolte nell’ambito del territorio
italiano, sia a quelle connesse ai rapporti intercorrenti con operatori internazionali.
Le aziende System Group rifiutano inoltre il coinvolgimento con soggetti che esercitano attività illecite o
finanziate con capitali di fonte illecita.
Le aziende si impegnano ad assicurare ai soggetti interessati un adeguato programma di informazione e
formazione sul Codice etico.
2.2 RESPONSABILITÀ
Nella realizzazione della mission, i comportamenti di tutti i destinatari del presente Codice devono
essere ispirati dall’etica della responsabilità.
I Destinatari devono svolgere con lealtà ed efficacia le proprie attività, con la piena consapevolezza degli
effetti diretti ed indiretti che il proprio lavoro produce.
Le aziende System Group si impegnano a promuovere la conoscenza e a valorizzare gli effetti dei
processi produttivi di cui le risorse umane impiegate sono responsabili.
La responsabilità di ciascuno è tanto maggiore quanto più sono alte l’autorità di cui si dispone e la
discrezionalità nelle scelte. Conseguentemente la diffusione e l’attuazione di questo Codice dipendono
dall’impegno di tutti e, in particolare, di coloro che detengono il maggior potere decisionale e al cui
comportamento è riconosciuto valore di esempio.
2.3 ONESTÀ
Tutte le attività devono essere svolte nel rispetto del principio di onestà, rinunciando al perseguimento
di interessi personali o societari e al compimento di atti che comportino violazione della normativa
vigente, del presente Codice Etico e di regolamenti e procedure interne.
Sono da evitare situazioni attraverso le quali un dipendente, un amministratore o altro Destinatario
possa trarre un vantaggio e/o un profitto indebiti da opportunità conosciute durante e in ragione dello
svolgimento della propria attività.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse o del vantaggio delle aziende System Group può
giustificare un operato non conforme ad una linea di condotta onesta.
2.4 IMPARZIALITÀ
Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri stakeholders (i rapporti con i soci, la selezione
e la gestione del personale, l’organizzazione del lavoro, la gestione dei clienti da servire, la selezione e la
gestione dei fornitori, i rapporti con la comunità circostante e le istituzioni che la rappresentano), le aziende
System Group evitano ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di
salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose dei suoi interlocutori.
2.5 CORRETTEZZA
Nella conduzione di qualsiasi attività si deve agire sempre nel rispetto dei diritti degli interlocutori, degli
impegni assunti ed evitando situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche
solo apparire, in conflitto di interesse.
Con ciò si intende sia il caso in cui un collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di
impresa e dal bilanciamento degli interessi degli stakeholders o si avvantaggi personalmente di
opportunità d’affari dell’impresa, sia il caso in cui i rappresentanti dei clienti o dei fornitori, o delle
istituzioni pubbliche, agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione, nei loro
rapporti con le aziende System Group.
2.6 COERENZA
Ogni destinatario si impegna ad attuare quotidianamente e costantemente, in qualsiasi azione, i valori e
i principi di funzionamento della Società.
2.7 TRASPARENZA
Le aziende System Group si impegnano ad assicurare la trasparenza della gestione aziendale, della
comunicazione e dell’informazione.
Tutte le azioni ed operazioni devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica
del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento.
Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in
ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni
dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.
La comunicazione oltre a dover seguire sempre le procedure stabilite, deve essere semplice,
comprensibile, tempestiva e veritiera e, se resa pubblica, facilmente accessibile a tutti.
Le aziende System Group si impegnano a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed
accurate, in modo tale che i portatori d’interesse siano in grado di prendere decisioni autonome e
consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze che ne possono derivare, in
merito alle relazioni con le stesse aziende.
2.8 RISERVATEZZA
Le aziende System Group assicurano la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, evitando un
uso improprio delle informazioni medesime, e si astengono dal ricercare dati riservati, salvo il caso di
espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti.
Inoltre, i Collaboratori delle aziende System Group sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per
scopi non connessi con l’esercizio della propria attività.
2.9 EFFICIENZA
Le aziende System Group si impegnano a realizzare ogni attività lavorativa con l’ottimizzazione delle
risorse impiegate, valorizzandole e non sprecandole, siano esse umane, materiali, tecnologiche,
energetiche o finanziarie.
2.10 COINVOLGIMENTO E VALORIZZAZIONE DEI COLLABORATORI
I collaboratori delle aziende System Group sono un fattore indispensabile per il successo e per la
realizzazione della mission.
Per questo motivo, le aziende System Group promuovono il coinvolgimento del personale nel
raggiungimento degli obiettivi aziendali, riconoscono il contributo professionale delle persone in un
contesto di lealtà e fiducia reciproca, valorizzano le risorse umane allo scopo di massimizzarne il grado di
soddisfazione, di migliorare ed accrescere il patrimonio delle competenze possedute da ciascun
collaboratore. A tal fine, la predisposizione di programmi formativi e l’assegnazione di obiettivi
rappresentano il punto di partenza per la crescita professionale di ogni collaboratore.
2.11 INTEGRITÀ FISICA E MORALE DELLA PERSONA
Le aziende System Group tutelano l’integrità fisica e morale dei propri collaboratori, assicurando
condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri e salubri.
Le aziende System Group riconoscono alla tutela della salute e sicurezza sul lavoro un’importanza
fondamentale e imprescindibile nell’ambito della propria organizzazione aziendale.
Conseguentemente, le aziende adottano nell’esercizio dell’impresa le misure che, secondo la
particolarità dell’attività svolta, l’esperienza e la tecnica sono necessarie a tutelare l’integrità fisica e la
personalità morale dei lavoratori.
La ricerca di vantaggi per la Società, qualora comportino o possano comportare la violazione, dolosa o
colposa, alle norme in tema di tutela della sicurezza e salute del lavoro, non è mai giustificata.
Non sono tollerate richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge e il Codice
Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno.
2.12 SENSO DI APPARTENENZA AL TERRITORIO
Le aziende System Group partecipano allo sviluppo del territorio, privilegiando le risorse locali e
valorizzando, tramite una diversificazione avvenuta nel corso degli anni dei servizi offerti, le realtà
territoriali. Esse sono consapevoli dell’influenza, anche indiretta, che le proprie attività possono avere
sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività, nonché
dell’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui operano.
Per questo motivo, le aziende System Group intendono condurre le attività finalizzate al conseguimento
della mission in funzione dell’apprezzamento sociale, nel rispetto delle comunità locali e nazionali, e
sostenere iniziative di valore culturale e sociale al fine di ottenere un miglioramento della propria
reputazione e accettazione sociale.
2.13 SISTEMA INCENTIVANTE E MERITOCRATICO
Nella gestione dei collaboratori e dei propri dipendenti, e in generale qualsiasi persona abbia rapporti
continuativi con le aziende System Group, viene garantito un sistema incentivante basato sulla
meritocrazia e sulla progressiva crescita sia del dipendente che dell’azienda stessa. Ogni singola azienda
è chiamata ad applicare un sistema incentivante.
2.14 EQUITÀ DELL’AUTORITÀ
Nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, in special modo con i
collaboratori, le aziende System Group si impegnano a fare in modo che l’autorità sia esercitata con
equità e correttezza evitandone ogni abuso.
In particolare, le aziende System Group garantiscono che l’autorità non si trasformi in esercizio del
potere lesivo della dignità e autonomia del collaboratore, e che le scelte di organizzazione del lavoro
salvaguardino il valore dei collaboratori.
2.15 QUALITÀ DEI SERVIZI E DEI PRODOTTI
Le aziende System Group indirizzano la propria azione alla piena soddisfazione dei propri clienti, dando
ascolto alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi.
Si impegnano a perseguire il miglioramento della qualità e l’innovazione dei prodotti e dei servizi,
destinando attenzione e risorse all’utilizzo di tecnologie avanzate e di tecniche innovative.
2.16 CONCORRENZA LEALE
Il fenomeno della concorrenza, quando corretta e leale, porta alla massimizzazione dell’utilità sociale
attraverso l’ottimizzazione economica.
Le aziende System Group intendono sviluppare il valore della concorrenza leale, adottando principi di
correttezza e leale competizione nei confronti sia di tutti gli operatori presenti sul mercato, sia di tutte le
risorse all’interno dell’azienda.
2.17 RISPETTO DEGLI IMPEGNI
Le aziende System Group intendono condurre le proprie attività rispettando, nel pieno delle proprie
facoltà, gli impegni assunti nei confronti sia dei fornitori che dei clienti, sia dei propri stessi dipendenti.
2.18 TUTELA AMBIENTALE
L’ambiente è un bene primario che le aziende System Group intendono salvaguardare nello svolgimento
delle proprie attività. A tal fine esse si impegnano a gestire con criteri di tutela ambientale ed efficienza i
propri processi attraverso l’individuazione, la gestione ed il controllo degli aspetti ambientali, nonché
attraverso l’uso razionale delle risorse energetiche e la minimizzazione delle emissioni, secondo un
modello di sviluppo compatibile con il territorio e l’ambiente.
3 CRITERI DI CONDOTTA
3.1 GENERALITÀ
3.1.1 TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI
Le informazioni degli stakeholders sono trattate dalle aziende System Group nel pieno rispetto della
riservatezza e della privacy degli interessati.
A tal fine sono applicate e costantemente aggiornate politiche e procedure specifiche per la protezione
delle informazioni; in particolare le aziende System Group:
• definiscono un’organizzazione per il trattamento delle informazioni che assicuri la corretta
separazione dei ruoli e delle responsabilità;
• classificano le informazioni per livelli di criticità crescenti, e adotta opportune contromisure in
ciascuna fase del trattamento;
• sottopongono i soggetti terzi che intervengono nel trattamento delle informazioni alla
sottoscrizione di patti di riservatezza.
Il trattamento dei dati personali degli stakeholders (c.d. “interessati”) avviene in conformità al
Regolamento UE 2016/679 (GDPR) ed alle norme nazionali applicabili.
3.1.2 REGALI, OMAGGI E BENEFICI
Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa anche solo essere interpretata come eccedente le
normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella
conduzione di qualsiasi attività collegabile alle aziende System Group.
Per regalo deve intendersi qualsiasi tipo di beneficio (partecipazione gratuita a convegni, promessa di
un’offerta di lavoro, ecc.).
Tale disposizione concerne sia i regali promessi o offerti sia quelli ricevuti, e non ammette deroghe
nemmeno in quei paesi dove offrire doni di valore a partner commerciali è consuetudine.
In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a rappresentanti di governo, pubblici ufficiali o
incaricati di pubblico servizio, o a loro familiari, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o
indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio.
Gli omaggi di System Group si caratterizzano perché volti a promuovere la brand image (immagine di
marca) delle aziende System Group.
I regali offerti, salvo quelli di modico valore, devono essere documentati in modo adeguato per
consentire verifiche e autorizzati dal responsabile di funzione, il quale provvede a darne preventiva
comunicazione. I soggetti che ricevono omaggi o benefici non previsti dalle fattispecie consentite, sono
tenuti, secondo le procedure stabilite, a darne comunicazione all’Organismo di Vigilanza che ne valuta
l’appropriatezza e provvede a comunicare al mittente la politica aziendale in materia.
3.1.3 COMUNICAZIONE ALL’ESTERNO
La comunicazione delle aziende System Group verso i propri stakeholders (anche attraverso i mass
media) è improntata al rispetto del diritto all’informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie
o commenti falsi o tendenziosi.
Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale, ed è
realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività.
Per garantire completezza e coerenza delle informazioni, i rapporti con i mass media possono essere
tenuti esclusivamente con il coordinamento della funzione preposta o della direzione generale.
3.1.4 REGISTRAZIONI CONTABILI E CONTROLLI INTERNI
3.1.4.1 TRASPARENZA E ACCURATEZZA DELLE REGISTRAZIONI CONTABILI
Le registrazioni contabili devono essere trasparenti e basarsi su verità, accuratezza e completezza delle
informazioni per garantire l’affidabilità del sistema amministrativo–contabile e la corretta
rappresentazione della situazione economica, patrimoniale e finanziaria dell’azienda nei documenti
interni, nei bilanci e nelle altre comunicazioni sociali, nonché nelle informazioni rivolte agli stakeholders.
Tutti i Destinatari sono tenuti a collaborare affinché i dati di gestione siano rappresentati correttamente
e tempestivamente nella contabilità.
Le evidenze contabili devono basarsi su informazioni precise e verificabili e devono rispettare
pienamente le procedure interne in materia di contabilità.
Ogni registrazione contabile deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di
supporto, da conservare con cura per l’eventuale assoggettabilità a verifica.
Nessuna scrittura contabile falsa o artificiosa può essere inserita nei registri contabili aziendali per
alcuna ragione. Nessun dipendente può impegnarsi in attività che determinino un tale illecito, anche se
su richiesta di un superiore.
I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze delle registrazioni
contabili o della documentazione di supporto, devono darne immediata comunicazione al proprio
superiore e all’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D.Lgs 231/2001.
Il personale che deve elaborare stime necessarie a fini di bilancio, dovrà operare con criteri prudenziali,
supportati dalla conoscenza delle tecniche contabili o più specifiche del settore interessato ed in ogni
caso con la diligenza richiesta agli esperti del settore.
3.1.4.2 CONTROLLI INTERNI
L’esistenza di un adeguato sistema di controlli interni è un valore riconosciuto dalle aziende System
Group per il contributo che i controlli danno al miglioramento dell’efficienza aziendale.
Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti volti a indirizzare, gestire e verificare le attività
aziendali, per assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, il raggiungimento degli
interessi aziendali e per fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
Ogni livello della struttura organizzativa aziendale ha il compito di concorrere alla realizzazione di un
sistema di controllo interno efficace ed efficiente. Tutti i dipendenti delle aziende System Group,
nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del
sistema aziendale di controllo. Sono tenuti a comunicare al proprio superiore e all’Organismo di
Vigilanza le eventuali omissioni, falsificazioni o irregolarità delle quali fossero venuti a conoscenza.
A livello centralizzato è presente un Ufficio Controllo di Gestione ed ogni azienda System Group è dotata
di apposite procedure per la rendicontazione e l’analisi dei dati.
3.2 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I SOCI
3.2.1 SOCI
È socio di ogni azienda System Group chi ne detiene quote di capitale o azioni.
3.2.2 CORPORATE GOVERNANCE
Le strategie delle aziende System Group sono definite e rese operative periodicamente per mezzo dei
seguenti gruppi di coordinamento:
• COMITATO DI DIREZIONE al quale partecipano la Proprietà e la Direzione Generale;
• COMITATO DI DIREZIONE ALLARGATO ai Responsabili (figure apicali e di area);
• GRUPPI DI COORDINAMENTO AZIENDALI composti dal Responsabile Aziendale e dai singoli
Responsabili di Funzione.
L’attività dei singoli organi sociali è improntata al pieno rispetto delle regole sancite dallo Statuto
sociale, dai Regolamenti Interni e dalla legislazione vigente nazionale e comunitaria.
Il sistema di corporate governance è orientato:
• alla massimizzazione del valore dell’impresa a medio-lungo termine, al fine di aumentarne il
beneficio verso i soci e le generazioni future;
• alla distribuzione dei benefici secondo i dettati statutari;
• al rispetto dei diritti dei soci;
• al controllo dei rischi d’impresa;
• ad una gestione socialmente responsabile;
• alla salvaguardia del patrimonio aziendale.
L’esercizio del governo d’impresa nelle aziende System Group è ispirato al principio di diligenza ed è
incompatibile con lo sfruttamento, a fini personali o di gruppo, delle maggiori informazioni di cui si
dispone rispetto a soci.
I soci delle aziende System Group sono impegnati a rispettare le decisioni prese dagli organi di governo
in conformità ai poteri loro conferiti.
Le possibilità di influire sul governo dell’impresa sono uguali per tutti i soci. Non è quindi consentito che
specifici gruppi di soci si organizzino per ottenere trattamenti privilegiati in cambio di appoggio a coloro
che esercitano il governo.
3.2.3 RELAZIONE CON I SOCI
Le attività delle aziende System Group sono fondate sulla partecipazione democratica dei soci
all’esercizio della proprietà sociale e del controllo.
Per questo System Group si impegna affinché a tutti i soci sia riconosciuta parità d’informazione,
favorendo così la partecipazione diffusa e consapevole dei soci alle decisioni di loro competenza.
3.2.4 VALORIZZAZIONE DELLA PARTECIPAZIONE DEI SOCI
Le aziende System Group orientano la propria attività alla soddisfazione ed alla tutela dei propri soci,
adoperandosi affinché le performance economiche siano tali da salvaguardare ed incrementare il valore
dell’impresa, al fine di accrescere l’utilità che ai soci deriva dalla partecipazione alla Società.
3.3 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON DIPENDENTI E COLLABORATORI
3.3.1 DIPENDENTI E COLLABORATORI
Nel presente Codice si definisce dipendente o collaboratore ogni persona che, al di là della
qualificazione giuridica del rapporto, intrattenga con le aziende System Group una relazione di lavoro
finalizzata al raggiungimento degli scopi della Società.
3.3.2 SELEZIONE DEL PERSONALE
La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei
candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze aziendali, assicurando pari opportunità per tutti i soggetti
interessati.
Le informazioni richieste in fase di selezione e assunzione sono strettamente collegate alla verifica di
aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle
opinioni del candidato e nel rispetto del principio di riservatezza in ossequio al Regolamento UE
2016/679 (GDPR) ed alla normativa nazionale applicabile.
Nelle fasi di selezione e assunzione la funzione aziendale preposta, nei limiti delle informazioni
disponibili, adotta comportamenti per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo (per
esempio, evitando che il selezionatore sia legato da vincoli di parentela con il candidato).
3.3.3 COSTITUZIONE DEL RAPPORTO
Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro non
conforme o comunque elusiva delle disposizioni vigenti.
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate informazioni relative a:
• caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;
• elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro vigente;
• norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute associati all’attività
lavorativa;
• il presente Codice Etico.
Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che l’accettazione dell’incarico sia basata su
un’effettiva comprensione.
3.3.4 GESTIONE DEL PERSONALE
3.3.4.1 VALUTAZIONE DEL PERSONALE
Le aziende System Group evitano qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri
collaboratori.
Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni
prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori (ad esempio
in caso di promozione o trasferimento) e/o sulla base di considerazioni di merito (ad esempio
assegnazione degli incentivi in base ai risultati raggiunti).
L’accesso a ruoli e incarichi è anch’esso stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità;
inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite quelle flessibilità
nell’organizzazione del lavoro che agevolano la gestione dello stato di maternità e in generale della cura
dei figli.
La valutazione dei collaboratori è effettuata in maniera allargata coinvolgendo i responsabili, la funzione
personale e, per quanto possibile, i soggetti che sono entrati in relazione con il valutato.
Nei limiti delle informazioni disponibili e della tutela della privacy, la funzione personale opera per
impedire favoritismi, forme di clientelismo o forme di nepotismo (ad esempio, escludendo rapporti di
dipendenza gerarchica tra collaboratori legati da vincoli di parentela).
3.3.4.2 DIFFUSIONE DELLE POLITICHE DEL PERSONALE
Le politiche di gestione del personale sono rese disponibili a tutti i collaboratori attraverso gli strumenti
di comunicazione aziendale.
3.3.4.3 VALORIZZAZIONE E FORMAZIONE DELLE RISORSE
I responsabili operano nella prospettiva di valorizzare tutte le professionalità presenti all’interno delle
aziende System Group, attivandosi al fine di favorire lo sviluppo e la crescita dei propri collaboratori.
In quest’ambito, riveste particolare importanza la comunicazione da parte dei responsabili dei punti di
forza e di debolezza del collaboratore, in modo che quest’ultimo possa tendere al miglioramento delle
proprie competenze anche attraverso una formazione mirata.
Le aziende System Group, allo scopo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore
professionale del personale mettono a disposizione di tutti i collaboratori strumenti informativi e
formativi a tal fine necessari.
È prevista una formazione istituzionale erogata in determinati momenti della vita aziendale del
collaboratore (ad esempio, per i neoassunti è prevista anche una introduzione all’azienda e al suo
business) e una formazione ricorrente rivolta al personale operativo.
Le aziende System Group puntano sulla crescita professionale dei propri collaboratori per mezzo delle
attività formative. La responsabilizzazione dei collaboratori ed il loro coinvolgimento finalizzato alla
crescita aziendale, garantisce l’applicazione di un sistema incentivante basato sulla meritocrazia. Ogni
singola azienda è chiamata pertanto ad applicare un sistema incentivante.
3.3.4.4 GESTIONE DEL TEMPO DI LAVORO DEI COLLABORATORI
Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni
coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro.
Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico,
prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente
Codice Etico.
3.3.4.5 COINVOLGIMENTO DEI COLLABORATORI
È favorito il coinvolgimento dei collaboratori nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti
di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali.
Il collaboratore deve partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione ed indipendenza di
giudizio.
L’ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze aziendali, consente al responsabile di
formulare le decisioni finali; il collaboratore deve, comunque, sempre concorrere all’attuazione delle
attività stabilite.
3.3.5 INTERVENTI SULL’ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
Nel caso di riorganizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, ove
necessario, azioni di formazione e/o di riqualificazione professionale.
Inoltre, in caso di eventi nuovi o imprevisti, che devono essere comunque esplicitati, il collaboratore può
essere assegnato a incarichi diversi rispetto a quelli svolti in precedenza, avendo cura di salvaguardare le
sue competenze professionali.
3.3.6 SALUTE E SICUREZZA
Le aziende System Group si impegnano a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza
sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i
collaboratori.
Inoltre, operano per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori
e di tutti coloro che abbiano accesso alle sedi e ai locali delle società.
A tal fine, realizzano interventi di natura tecnica ed organizzativa, attraverso:
• l’introduzione di un sistema integrato di gestione dei rischi e della sicurezza volti ad identificare le
principali criticità dei processi e delle risorse da proteggere conformemente al D.Lgs 81/2008;
• l’adozione delle migliori tecnologie;
• il controllo e l’aggiornamento delle metodologie di lavoro;
• l’apporto di interventi formativi e di comunicazione.
Ove ritenuto opportuno, i singoli Organi Ammnistrativi possono deliberare l’adozione di appositi Sistemi
di Gestione conformi alla norma internazionale UNI ISO 45001. Tali sistemi di gestione saranno applicati
in maniera sinergica al presente Codice Etico ed all’eventuale Modello di Organizzzazione Gestione e
Controllo adottato ai sensi del D.Lgs 231/2001.
3.3.7 INTEGRITÀ E TUTELA DELLA PERSONA
L’integrità morale dei collaboratori è tutelata garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della
dignità della persona. Per questo motivo le aziende System Group salvaguardano i lavoratori da atti di
violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della
persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze (per esempio, nel caso di ingiurie, minacce,
isolamento o eccessiva invadenza, limitazioni professionali).
3.3.8 TUTELA DELLA PRIVACY
La privacy del collaboratore è tutelata adottando standard che specificano le informazioni che l’impresa
richiede al collaboratore e le relative modalità di trattamento e conservazione.
È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei
collaboratori.
Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di
comunicare/diffondere i dati personali in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e stabiliscono
le regole per il controllo, da parte di ciascun collaboratore, delle norme a protezione della privacy.
3.3.9 DOVERI DEI COLLABORATORI
3.3.9.1 OBBLIGHI DI CONDOTTA
Il collaboratore deve agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e
quanto previsto dal Codice Etico, assicurando le prestazioni richieste.
3.3.9.2 GESTIONE DELLE INFORMAZIONI
Il collaboratore deve conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza
delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità.
È tenuto ad elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo,
consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne
richiesta.
3.3.9.3 CONFLITTO DI INTERESSI
Tutti i collaboratori delle aziende System Group sono tenuti ad evitare le situazioni ed attività in cui si
possono manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di
opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni:
• ricoprire un ruolo di vertice (amministratore delegato, consigliere, responsabile di funzione) e
avere interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti (possesso di azioni, incarichi
professionali, ecc.) anche attraverso i familiari;
• curare i rapporti con i fornitori e svolgere attività lavorativa, anche da parte di un familiare, presso
gli stessi fornitori;
• accettare denaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari
con le aziende System Group.
Qualora un collaboratore si trovi in una situazione che, anche potenzialmente, può costituire o
determinare un conflitto di interessi è tenuto a darne comunicazione al proprio responsabile, il quale,
secondo le modalità previste, informa l’Organismo di Vigilanza, che ne valuta caso per caso l’effettiva
presenza.
Il collaboratore è tenuto, inoltre, coerentemente con quanto previsto anche dal vigente contratto di
lavoro, a dare informazioni al proprio Responsabile circa le attività svolte al di fuori del tempo di lavoro,
nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con l’azienda.
3.3.9.4 UTILIZZO DEI BENI AZIENDALI
Ogni collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso
comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne
l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego.
In particolare, ogni collaboratore deve:
• utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati;
• evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di
efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda.
Ogni collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare
tempestivamente le unità aziendali preposte di eventuali minacce o eventi dannosi.
Le aziende System Group si riservano il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed
infrastrutture utilizzando ogni forma di sistema di rilevazione dati e controllo operativo, nonché di
analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti in
materia di riservatezza delle informazioni (normativa privacy, statuto dei lavoratori, ecc.).
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni collaboratore è tenuto a:
• adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non
compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
• non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di
basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o
danno all’immagine aziendale;
• non navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi;
• rispettare quanto previsto dal “Disciplinare tecnico per l’utilizzo degli strumenti di lavoro”.
3.4 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI
3.4.1 CLIENTI
È cliente chi fruisce di prodotti o di servizi delle aziende System Group a qualunque titolo.
3.4.2 IMPARZIALITÀ
Le aziende System Group si impegnano a non discriminare arbitrariamente, nello svolgimento delle
proprie attività, i propri clienti.
3.4.3 I CONTRATTI E LE COMUNICAZIONI AI CLIENTI
I contratti e le comunicazioni ai clienti (compresi gli eventuali messaggi pubblicitari) sono:
• chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente
adoperato dagli interlocutori;
• conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;
• completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente.
Scopi e destinatari delle comunicazioni determinano, di volta in volta, la scelta dei canali di contatto più
idonei alla trasmissione dei contenuti senza avvalersi di eccessive pressioni e sollecitazioni, e
impegnandosi a non utilizzare strumenti pubblicitari ingannevoli o non veritieri.
3.4.4 STILE DI COMPORTAMENTO DEI COLLABORATORI
Lo stile di comportamento delle aziende System Group nei confronti della clientela è improntato alla
disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata
professionalità.
Ciascun collaboratore, pertanto, dovrà:
• osservare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;
• fornire, con efficienza e cortesia, nei limiti delle previsioni contrattuali, prodotti e servizi di livello
tale che possano soddisfare le aspettative e necessità del cliente;
• fornire accurate ed esaurienti informazioni circa prodotti e servizi in modo che il cliente possa
assumere decisioni consapevoli.
3.4.5 GESTIONE DELLA QUALITÀ
Le aziende System Group si impegnano a garantire adeguati standard di qualità dei servizi e prodotti
offerti sulla base di livelli predefiniti e a monitorare periodicamente la qualità percepita.
Si impegna ad assicurare che i servizi erogati ed i prodotti venduti ai clienti siano caratterizzati da
standard di qualità predefiniti.
Ove ritenuto opportuno, i singoli Organi Ammnistrativi possono deliberare l’adozione di appositi Sistemi
di Gestione conformi alla norma internazionale UNI EN ISO 9001. Tali sistemi di gestione saranno
applicati in maniera sinergica al presente Codice Etico ed all’eventuale Modello di Organizzazione
Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs 231/2001.
3.4.6 COINVOLGIMENTO DELLA CLIENTELA
Le aziende System Group si impegnano a dare sempre riscontro ai suggerimenti e ai reclami da parte dei
clienti e delle eventuali associazioni a loro tutela avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e
tempestivi.
È cura di ogni singola azienda System Group informare i propri clienti del ricevimento delle loro
comunicazioni e dei tempi necessari per le risposte che, comunque, dovranno essere brevi e definiti.
3.5 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I FORNITORI
3.5.1 FORNITORI
Sono fornitori coloro che forniscono beni, servizi, prestazioni e risorse necessari alla realizzazione delle
attività e all’erogazione dei servizi.
3.5.2 SCELTA DEL FORNITORE
I processi di approvvigionamento di beni e servizi sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio
competitivo ed alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore; sono inoltre fondati su
comportamenti precontrattuali e contrattuali tenuti nell’ottica di un’indispensabile e reciproca lealtà,
trasparenza e collaborazione.
In particolare, i collaboratori System Group addetti a tali processi sono tenuti a:
• non precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula
di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
• assicurare in fase di selezione del fornitore una concorrenza sufficiente considerando una rosa
adeguata di candidati (ad esempio considerando almeno tre soggetti giuridici); eventuali deroghe
devono essere autorizzate e documentate.
In ogni caso, nell’ipotesi che il fornitore, nello svolgimento della propria attività, adotti comportamenti
non in linea con i principi generali del presente Codice, le aziende System Group sono legittimate a
prendere opportuni provvedimenti fino a precludere eventuali altre occasioni di collaborazione.
3.5.3 INTEGRITÀ E INDIPENDENZA NEI RAPPORTI
La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza,
evitando ove possibile, forme di dipendenza.
Così, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
• qualsiasi contratto la cui esecuzione è ripetuta e/o frazionata (es.: contratti di durata) il cui
importo è significativo deve essere costantemente monitorato;
• di norma, sono evitati i progetti vincolanti di lungo periodo utilizzando contratti a breve termine
che comportino rinnovi con revisione dei prezzi, oppure contratti di consulenza senza un
adeguato trasferimento di know-how, ecc.;
• non è ritenuto corretto indurre un fornitore a stipulare un contratto a lui sfavorevole lasciandogli
intendere un successivo contratto più vantaggioso.
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, System Group predispone:
• la separazione dei ruoli tra l’unità richiedente la fornitura e l’unità stipulante il contratto;
• un’adeguata ricostruibilità delle scelte adottate;
• la conservazione delle informazioni nonché dei documenti contrattuali per i periodi stabiliti dalle
normative vigenti e richiamati nelle procedure interne di acquisto.
Infine, per garantire trasparenza nei rapporti le aziende System Group predispongono un sistema di
monitoraggio degli assetti proprietari e delle prestazioni dei propri fornitori.
3.5.4 CORRETTEZZA NELLA GESTIONE DEI CONTRATTI
La gestione dei contratti con i fornitori è fondata sulla correttezza, evitando ogni possibile forma di
abuso. Il fornitore è informato in maniera corretta e tempestiva riguardo alle caratteristiche dell’attività,
alle forme e ai tempi di pagamento nel rispetto delle norme vigenti nonché delle aspettative della
controparte, date le circostanze, le trattative ed il contenuto del contratto.
L’adempimento delle prestazioni contrattuali da parte del fornitore dovrà essere conforme ai principi di
equità, correttezza, diligenza e buona fede e dovrà avvenire nel rispetto della normativa vigente.
3.5.5 TUTELA DEGLI ASPETTI ETICI NELLE FORNITURE
Le violazioni dei principi generali del Codice Etico comportano meccanismi sanzionatori, tesi anche ad
evitare la commissione di reati riconducibili alle attività aziendali.
A tal fine, nei singoli contratti sono predisposte apposite clausole.
In particolare, nei contratti con i fornitori di paesi a “rischio”, definiti tali da organizzazioni riconosciute,
sono introdotte clausole contrattuali che prevedono:
• un’autocertificazione da parte del fornitore dell’adesione a specifici obblighi sociali (ad esempio,
misure che garantiscono ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i principi di parità di
trattamento e di non discriminazione, la tutela del lavoro minorile);
• la possibilità di avvalersi di azioni di controllo presso le unità produttive o le sedi operative
dell’impresa fornitrice, al fine di verificare il soddisfacimento di tali requisiti.
3.6 CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LA COLLETTIVITÀ
3.6.1 COLLETTIVITÀ
Con il termine collettività si fa riferimento al sistema composto da territorio, comunità e istituzioni.
Per territorio si intende un determinato spazio fisico, con le sue esigenze naturali e storiche.
Comunità è l’insieme di persone che vivono e operano sul territorio.
Le istituzioni sono gli enti che rendono possibile il funzionamento della comunità e le altre forme di
organizzazione sociale.
I criteri di condotta con la collettività sono definiti nei seguenti paragrafi.
3.6.2 POLITICA AMBIENTALE
In materia di tutela ambientale, le aziende System Group definiscono le politiche ambientali e di
sviluppo industriale sostenibile, elaborando le linee guida di attuazione all’interno della Società e
promuovendo i seguenti strumenti di politica ambientale:
• rispetto della legislazione in materia ambientale;
• impegno a minimizzare gli impatti ambientali negativi generati dalle attività e dagli impianti
dell’azienda;
• assicurazione in merito alla corretta applicazione delle tecnologie utilizzate per il contenimento
degli impatti ambientali, e, ove possibile, perseguimento del miglioramento di tali tecnologie o
l’adozione di tecnologie più avanzate;
• coinvolgimento, partecipazione e sensibilizzazione di tutto il personale per la piena condivisione
della politica e degli obiettivi aziendali, per lo sviluppo di una cultura ambientale orientata alla
prevenzione;
• erogazione a tutto il personale di adeguata informazione e formazione sui requisiti ambientali
applicabili al proprio ruolo nell’azienda e raggiungimento della consapevolezza che un improprio
comportamento può determinare impatti negativi sull’ambiente;
• definizione di eventuali accordi volontari con le istituzioni e le associazioni ambientaliste e di
categoria.
Ove ritenuto opportuno, i singoli Organi Ammnistrativi possono deliberare l’adozione di appositi Sistemi
di Gestione conformi alla norma internazionale UNI EN ISO 14001. Tali sistemi di gestione saranno
applicati in maniera sinergica al presente Codice Etico ed all’eventuale Modello di Organizzazione
Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs 231/2001.
3.6.3 RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI PUBBLICHE
I rapporti con le istituzioni pubbliche, locali, nazionali ed internazionali, volti al presidio degli interessi
complessivi delle aziende System Group e collegati all’attuazione dei loro programmi, sono riservati
esclusivamente alle funzioni ed alle responsabilità a ciò delegate.
Tali rapporti dovranno essere orientati a criteri di massima trasparenza e correttezza, rigore e coerenza,
evitando atteggiamenti di natura collusiva.
Ove ritenuto opportuno, i singoli Organi Ammnistrativi possono deliberare l’adozione di appositi Sistemi
di Gestione conformi alla norma internazionale UNI ISO 37001 finalizzati alla prevenzione della
corruzione. Tali sistemi di gestione saranno applicati in maniera sinergica al presente Codice Etico ed
all’eventuale Modello di Organizzazione Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs 231/2001.
3.6.4 RAPPORTI ECONOMICI CON PARTITI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI ED ASSOCIAZIONI
Le aziende System Group non finanziano partiti politici sia in Italia che all’estero, loro rappresentanti o
candidati, né effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda
politica. Si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici.
Qualora, per ragioni strettamente connesse alla presenza aziendale sul territorio, si ravvisi l’opportunità
di effettuare interventi di tale natura, la funzione competente deve richiedere parere preventivo
all’Organismo di Vigilanza, che valuterà caso per caso.
Le aziende System Group non erogano contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un
conflitto di interessi; tuttavia, è possibile cooperare, anche finanziariamente, con tali organizzazioni per
specifici progetti qualora la finalità sia riconducibile alla mission e la destinazione delle risorse sia chiara
e documentabile. La valutazione sull’opportunità dell’iniziativa spetta alla Direzione Generale.
3.6.5 CONTRIBUTI E SPONSORIZZAZIONI
Le aziende System Group possono aderire alle richieste di contributi limitatamente alle proposte
provenienti da enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro e con regolari statuti e atti
costitutivi, che siano di elevato valore culturale, sociale o benefico o, in ogni caso, che coinvolgano un
significativo numero di cittadini.
Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport,
dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo ad eventi che offrano garanzia di qualità o per i quali le
aziende System Group possono collaborare alla progettazione, in modo da garantirne originalità ed
efficacia.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire deve essere prestata particolare attenzione verso
ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o aziendale.
La gestione di contributi e sponsorizzazioni è disciplinata da apposita procedura aziendale.
4 MODALITA’ DI ATTUAZIONE
4.1 RESPONSABILITÀ PER L’ATTUAZIONE
Tutte le attribuzioni in tema di diffusione e attuazione del presente Codice sono riservate all’Organo
Amministrativo di ogni singola azienda System Group.
Ai fini della realizzazione delle attività necessarie ai fini dell’applicazione del presente Codice sono
assegnate specifiche competenze all’Organismo di Vigilanza, come indicato nei successivi rispettivi
paragrafi.
4.2 COMPITI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA IN MATERIA DI ATTUAZIONE E CONTROLLO
DEL CODICE ETICO
Con riguardo al presente Codice Etico competono all’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D.Lgs
231/2001, i seguenti compiti:
• rispondere a richieste di chiarimento sul Codice Etico;
• verificare l’applicazione e il rispetto del Codice Etico attraverso l’attività di Auditing;
• monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Codice Etico;
in particolare: garantire lo sviluppo delle attività di comunicazione e formazione; analizzare le
proposte di revisione delle politiche e delle procedure aziendali con significativi impatti sull’etica
aziendale;
• ricevere e analizzare le segnalazioni di violazione del Codice Etico e curare la relativa istruttoria;
• prendere decisioni in materia di violazioni del Codice, individuando le sanzioni da applicare e
comunicandole all’Organo Amministrativo ai fini dell’irrogazione;
• esprimere pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure, allo
scopo di garantirne la coerenza con il Codice Etico.
A tal fine, l’Organismo di Vigilanza valuta:
• i piani di comunicazione e formazione etica;
• la documentazione di programmazione delle attività e di successivo riscontro predisposte dai
responsabili della funzioni aziendali.
Tali attività sono effettuate con il supporto delle funzioni aziendali interessate e, inoltre, disponendo del
libero accesso a tutta la documentazione ritenuta utile.
4.3 COMUNICAZIONE E FORMAZIONE
Il Codice Etico è portato a conoscenza degli stakeholders interni ed esterni mediante apposite attività di
comunicazione.
Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico a tutti i collaboratori, le aziende
System Group predispongono e realizzano un piano di formazione volto a favorire la conoscenza dei
principi e delle norme etiche. Le iniziative di formazione sono differenziate secondo il ruolo e la
responsabilità dei Collaboratori; per i neoassunti è previsto un apposito programma informativo che
illustra i contenuti del codice di cui è richiesta l’osservanza.
4.4 SEGNALAZIONI DEGLI STAKEHOLDERS
Ogni azienda System Group provvede a stabilire per ogni stakeholder dei canali di comunicazione a cui
poter rivolgere le proprie segnalazioni (ad esempio, unità responsabili del rapporto con i fornitori, il
personale, i clienti, ecc.).
In alternativa, tutti gli stakeholders possono segnalare, per iscritto e in forma anche anonima, ogni
violazione o sospetto di violazione del Codice Etico1 all’Organismo di Vigilanza.
L’Organismo di Vigilanza provvede ad un’analisi della segnalazione e decide l’apertura del procedimento
di accertamento. La scelta di aprire o meno il procedimento di accertamento è sempre motivata in
forma scritta.
In caso di procedimento di accertamento, l’Organismo di Vigilanza esegue l’istruttoria, ascoltandone
eventualmente l’autore, il responsabile della presunta violazione, oltre a raccogliere ogni testimonianza
utile.
L’Organismo di Vigilanza agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione
intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o
penalizzazione (ad esempio, per i fornitori: interruzione dei rapporti di affari, per i dipendenti: mancata
promozione, ecc.). È inoltre assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di
legge.
4.5 VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO E SANZIONI
L’Organismo di Vigilanza, a seguito di un’opportuna analisi delle presunte violazioni del Codice Etico,
emerse in conseguenza delle segnalazioni degli stakeholders e agli esiti delle eventuali procedure di
accertamento, giudica se il comportamento oggetto della segnalazione possa configurarsi o meno come
violazione del Codice Etico.
In caso ravvisi la violazione, l’Organismo di Vigilanza comunica all’Organo Amministrativo dell’azienda le
violazioni e i provvedimenti conseguenti, secondo la normativa in vigore e il sistema disciplinare
adottato dalla Società.
Le competenti funzioni aziendali, attivate dall’Organo Amministrativo, applicano i provvedimenti, ne
curano l’attuazione e riferiscono l’esito all’Organismo di Vigilanza.
Le segnalazioni possono essere inviate con la seguente modalità:
a) e-mail all’indirizzo: odv@tubi.net
b) lettera all’indirizzo: Via Foglia, 11 – 61026 Lunano (PU)